Seuran säännöt

Sukuseuran säännöt

 

 

1 § Nimi ja kotipaikka

Sukuseuran nimi on Soilander Tevalin Mataristo sukuseura ja kotipaikka on Sysmä. Toiminta-alueena on koko maa. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä sukuseura tai seura.

 

2 § Tarkoitus ja toimintamuodot

Sukuseuran tarkoituksena on selvittää Soilander Tevalin Mataristo suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvaisuuden tunnetta suvun jäsenten keskuudessa, tutustuttaa suvun jäseniä toisiinsa ja lujittaa sukuhenkeä sekä tehdä sukuseura- ja sukututkimustyötä tunnetuksi ja muutenkin edistää kotiseututyötä.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura mahdollisuuksiensa mukaan

– järjestää sukukokouksia, sukujuhlia, retkiä ja muita niihin verrattavia tilaisuuksia

– tukee sukua koskevaa tutkimustoimintaa

– kerää ja arkistoi sukua koskevaa tietoutta sekä saattaa sitä jäsenistön tietoon - harjoittaa seuran tarkoituksen toteuttamista edistävää julkaisutoimintaa

– tekee sukuseuratoimintaa ja sukututkimusta tunnetuksi

– Sukujuhlien kattamiseksi varainhoitaja kerään osallistumismaksut vastaanottamalla ne seuran pankki-tilille.

 

3 § Jäsenet

Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen isän tai äidin puolelta on sukuun kuuluva tai joka avioliiton, avoliiton tai siihen verrattavan rekisteröidyn parisuhteen kautta on siihen liittynyt.

Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hallituksen hyväksynnällä hyväksyä myös muu sellainen henkilö, joka on kiinnostunut sukuseuratoiminnasta. Sukuseuraan voi kuulua jäsenenä vain yksityinen henkilö. Seurassa on varsinaisia jäseniä ja kunniajäseniä.

Sukuseuran jäsenet hyväksyy hallitus. Jäsenyys alkaa kun hallitus on hyväksynyt uuden jäsenen. Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisestaan sukuseuran kokouksessa. Tämä kirjataan pöytäkirjaan.

Mahdollisesta jäsenmaksusta päättää sukuseuran varsinainen sukukokous. Tällä hetkellä jäsenmaksua ei ole käytössä.

Hallituksen esityksestä voi sukuseuran kokous kutsua kunniajäseneksi tai kunniapuheenjohtajaksi henkilöitä, jotka ovat erityisesti ansioituneet seuran toiminnassa tai muulla toiminnallaan edistäneet seuran tarkoituksen toteutumista.

Jäsenen erottamisesta päättää sukuseuran hallitus. Jäsenellä on oikeus saattaa erottaminen sukuseuran kokouksen ratkaistavaksi ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle.

Sukuseuran jäsenluetteloa pitää seuran hallitus.

 

4 § Hallitus

Sukuseuran asioita hoitaa seuran hallitus, joka valitaan sukuseuran varsinaisessa sukukokouksessa. Hallituksen toimikausi on 5 vuotta, sukukokouksen välinen aika.

Hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, jota kutsutaan sukuseuran puheenjohtajaksi, kuusi varsinaista ja 3 varajäsentä. Hallitusta valittaessa tulee pyrkiä sukujen eri haarautumien mukanaoloon hallituksessa.

Hallitus valitsee keskuudestaan sihteerin joka toimii sukuseuran taloudenhoitajana, sekä valitsee hallituksen jäsenistään halukkaat osallistumaan sukuseuran ylläpitäviin työtehtäviin.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai tämän estyneenä ollessa Sihteerin kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta.

Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on puheenjohtaja ja vähintään kolme muuta hallituksen jäsentä. Hallituksen päätökseksi tulee mielipide, jota enemmistö kokouksessa kannattaa. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, tai poikkeustilanteissa vaaleissa äänestyslippu.

Vastuukysymykset; Hallitus on vastuussa toiminnastaan seuran kokoukselle.

Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa, jonka hallituksen kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat.

 

5 § Asiakirjojen allekirjoitus oikeus

Sukuseuraa ja hallituksen asiakirjoja koskevat asiakirjojen allekirjoitukset kirjoittavat sukuseuran puheenjohtaja yhdessä sihteerin tai kumpi vain heistä, 3 varsinaisen hallituksenjäsenen allekirjoituksella.

 

6 § Tilit

Sukuseuran tilikausi laskelmat tehdään tarvittaessa. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen on annettava tilintarkastajille tarkistettavaksi hallituksen kokouksen yhteydessä. Tilintarkastajien lausunto tilien ja seuran osalta on esitettävä ja hyväksytettävä sukukokouksessa.

 

7 § Sukuseuran kokousten koollekutsuminen

Sukuseuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on joko postitettava jokaiselle jäsenelle tai julkaistava hallituksen päättämässä sanomalehdessä. Kutsu voidaan lähettää jäsenille myös sähköpostin välityksellä. Postittaminen, julkaiseminen tai muu tiedottaminen on tapahduttava viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen kokousta.

 

8 § Sukuseuran kokoukset

Seuran varsinainen sukukokous pidetään joka viides vuosi hallituksen määräämänä ajankohtana.

Seuran ylimääräinen sukukokous pidetään, kun seuran sukukokous niin päättää tai hallitus katsoo siihen olevan aihetta taikka vähintään yksi kymmenesosa seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten kirjallisesti hallitukselta vaatii.

Seuran sukukokouksessa on Jokaisella äänioikeutetulla on käytössään yksi ääni.

Seuran päätökseksi tulee, 10 §:ssä tarkoitettuja päätöksiä lukuun ottamatta, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan mielipide, paitsi vaaleissa äänestyslipuke.

Kokouksissa tehdyistä päätöksistä on laadittava pöytäkirja.

 

9 § Varsinainen sukukokous

Seuran varsinaisessa sukukokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. kokouksen avaus;

2. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus;

3. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjantarkastajaa;

4. valitaan kaksi ääntenlaskijaa;

5. hyväksytään kokoukselle työjärjestys;

6. esitetään seuran tilinpäätökset, vuosikertomukset ja tilintarkastajien lausunnot varsinaisten sukukokousten väliseltä ajalta;

7. päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä;

8. vahvistetaan toimintasuunnitelma seuraavalle varsinaisten sukukokousten väliselle viisivuotiskaudelle, määrätään mahdollisesta jäsenmaksusta, vahvistetaan talousarvio kahden seuraava tilikauden muodostamalle ajanjaksolle;

9. valitaan hallituksen puheenjohtaja, ja kuusi varsinaista ja 3 varajäsentä.

10. valitaan kaksi tilintarkastajaa ja yksi tai kaksi varatilintarkastajaa tarkastamaan viiden seuraavan tilikauden tilejä;

11. päätetään hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien palkkioiden suuruus;

12. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat. Mikäli seuran jäsen haluaa saada jonkin asian seuran varsinaisen sukukokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava hallitukselle kirjallisesti niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

 

10 § Sääntöjen muuttaminen

Päätöksiä sääntöjen muuttamiseksi, tullakseen voimaan on tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan enemmistöllä annetuista äänistä.

 

11 § Muu päätöksenteko

Muussa päätöksenteossa noudatetaan niitä sukuseuran annettuja säännöksiä, jotka sitovat kaikkia mukana olevia jäseniä, seuran hallituksen jäseniä ja suomen lakia.